یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان
بهره‌وری و مدیریت زمان

یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان

امتیاز مطلب: ١٠٠%
100

زمان. در دنیای کاری پرمشغله‌ی امروز، با همه‌ی فعالیت‌ها، سرگرمی‌ها، جلسه‌ها و پروژه‌ها، مسئله‌ای که دائم با آن سروکله می­‌زنیم، زمان است. شاید، بدون داشتن یک برنامه‌ی زمانی دقیق و مشخص، رسیدگی به همه این فعالیت­‌ها، امکان نداشته‌ باشد. حال، مشکل از جایی بیشتر می‌شود که با وجود همه­‌ی مسائلی که نیازمند زمان است، شبکه‌های اجتماعی نیز با جذابیت و نوآوری­‌های جدیدشان، وقت زیادی از ما بگیرند. در همین راستا و در این مقاله با یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان آشنا می‌شوید.

مدیریت زمان

من عادت داشتم زیاد کار کنم…۶۰، ۸۰یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می‌کردم.

همیشه اجازه می‌دادم که شغلم بخش مهمی از شخصیتم را شکل دهد. ساعت‌های کاری زیادی که داشتم را مانند یک مدال افتخار به گردنم می‌انداختم و به همه نشان می‌دادم. عاشق این بودم که به بقیه در مورد ساعت‌های زیاد کاری‌ام توضیح دهم و بگویم که چقدر سرم شلوغ است. برای‌تان آشنا به نظر می‌رسد؟

حالا با نگاهی به گذشته می‌بینم که از کارم برای پر کردن یک فضای خالی که درونم وجود داشت استفاده می‌کردم.

مشکل این بود که این فضای خالی، مثل یک سیاهچاله بود. اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچگاه کافی به نظر نمی‌رسید. حتی حالم هم بدتر می‌شد.

تا این که یک روز دیگر برایم کافی بود. راستش از کافی هم بیشتر بود. کارم را متوقف کردم و با بررسی اولویت­‌هایی که داشتم،­ زندگیم را ارزیابی کردم.

نیاز به یک تغییر بزرگ داشتم. باید روشی هوشمندانه‌­تر و بدون سختی برای کار کردنم پیدا می‌­کردم و با بهینه‌سازی روند کارم، کار بیشتری را در مدت کمتری انجام می‌دادم.

من به تکنیک پومودورو نیاز داشتم. در این مقاله می‌خواهم چگونگی تغییر مسیر کاری و در نهایت مسیر زندگی‌ام را شرح دهم که با این سیستم مدیریت زمان ساده و شگفت‌­آور محقق شد. امیدوارم برای شما هم همین‌گونه عمل کند.

پومودورو چیست؟

در طی سال­‌های کاری‌ام، درباره‌ی یک سیستم مدیریت زمانی به نام تکنیک پومودورو شنیده‌ بودم. خیلی ساده به نظر می‌رسید. اما همانطور که می­‌گویند، ساده‌ترین چیزها اغلب بهتر کار می‌کنند.

من مقاله‌ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این تکنیک را خواندم. او در این مقاله‌ی سال ۲۰۰۶ خود ماهیت تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت آن را توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی محسوب می‌شود، به شکل فریبنده‌­ای آسان است و به کارگیری درست و به جای آن زندگی را تغییر می‌دهد. به طور کلی تکنیک پومودورو را می­‌توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:

۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش

کار کردن همراه با زمان

بیشتر ما به گونه‌ای زندگی می‌کنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا­ کردن قراردادها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه می‌دهیم.

تکنیک پومودورو به ما یاد می­‌دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.

۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار

فرسودگی کاری

استراحت­‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین­ می‌برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریبا غیرممکن است.

۳. مدیریت حواس­‌پرتی­‌ها

مدیریت حواس‌پرتی‌ها

تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام­‌های فیس­بوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف می‌کنند. معمولا می‌توان این عوامل حواس‌پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌­کند که این درگیری­‌های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.

۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار

توازن بین کار و زندگی

بیشتر ما با احساس گناه ناشی از تعویق، آشنایی داریم. اگر روز پرباری نداشته­ باشیم، نمی­‌توانیم از زمان استراحت‌مان لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی ایجاد­ کنید و با اولویت‌­بندی، کارهای مهم‌‌تان را به انجام برسانید و در نهایت از وقت آزاد خود نهایت استفاده و لذت را ببرید.

فرآیند پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز کامل

شاید پیش خودتان بگویید «خب همه­‌ی این‌­ها عالی به نظر می‌رسد اما حالا من باید چه ­کنم؟»

در واقع خیلی ساده است!

تکنیک پومودورو:

  • یک فعالیت را انتخاب کنید(در هر­بار فقط یک فعالیت).
  • یک زمان­‌سنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
  • روی فعالیت‌تان کار کنید تا موقعی که زمان‌‌سنج به صدا دربیاید و سپس هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا بگذارید.
  • ۵ دقیقه استراحت کنید (اولین پومودوروی خود را کامل کردید).
  • مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار­ کنید و بعد آن ۱۵ دقیقه استراحت­ کنید.

تکنیک پومودورو

شاید با خودتان فکر کنید «۲۵ دقیقه کار؟ این که هیچی نیست. خیلی آسونه!»

اما اجازه­ بدهید توضیح دهم.

فرآیندی که توضیح داده ­شد، ۲۵ دقیقه کار متمرکز بر روی یک فعالیت است. بدون اینکه همزمان به چند فعالیت بپردازید. بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا چک کردن فیسبوک. هیچی! بدون هرگونه حواس‌پرتی!

شروع کنید: این هم چند ابزار کار‌آمد

ابزار کارآمد برای کار

برای من، این روش نیاز به عادت و یک سری راه و روش‌ها داشت که عبارتند از:

  • یک زمان‌سنج آشپزخانه (یا یک اپلیکیشن زمان‌سنج)
  • حالت پرواز یا Airplane mode (مهم­‌ترین قابلیت برای هر گوشی موبایل)
  • مکانی ساکت برای کار و یا یک­ جفت هدفون یا یک گوش‌­گیر خوب
  • کاغذ و خودکار (برای علامت­‌گذاری­‌ بعد از هر پومودورو)
  • ۵ دقیقه زمان در هر روز صبح برای برنامه‌­ریزی روزانه
  • ۳۰ دقیقه در پایان هر هفته برای بازبینی هفته‌ی گذشته و ریختن برنامه‌ی هفته‌ی آینده

اولین تلاش‌های من با پومودورو

تلاش و خستگی

این تکنیک را مثل بیشتر مسائل زندگی‌ام از طریق تلاش، تجربه و رنج زیاد همراه با ناامیدی یاد گرفتم و در نهایت پیشرفت­ کردم. در آغاز فکر می‌کردم می­‌توانم روزی ۱۵ پومودورو انجام بدهم… گمان میکردم برایم اصلا مشکل نیست. چون عادت داشتم آنقدری کار کنم که حالا کمتر از ۷ ساعت کار کردن، برایم مثل یک نسیم ملایم بود!

روز اول ۱۲ پومودورو کامل کردم و کلی از کارهایم را انجام دادم اما باز هم احساس شکست داشتم چون نتوانستم به هدف‌گذاری‌ام دست پیدا کنم. خسته و درمانده بودم.

طی روزهای بعدی سعی­ کردم تعداد پومودوروهای مد نظرم را کاهش ­دهم. وقتی که تمام شد باز هم کلی از کارهایم را انجام دادم و به شکل فوق‌العاده‌­ای احساس بهره‌ور بودن داشتم اما بقیه‌ی روز­ها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در نهایت قانع شده­ بودم که این سیستم احمقانه­‌ترین سیستم دنیاست.

یک روز، این سیستم را به طور کامل نا­دیده گرفتم و همان روش قبلی خودم یعنی انجام همزمان چند فعالیت را پیش گرفتم. نا­امید، بی‌تمرکز و بی‌حاصل بودم. دندان‌هایم را روی هم فشار می­‌دادم. روش قدیمی‌ام را برای چند روز دیگر ادامه­­ دادم. چیزی که فهمیدم این بود که کارهایم را به انجام می­‌رساندم اما نتیجه و حاصل این روش با زمانی که پومودورو را به کار می‌بردم اصلا قابل قیاس نبود.

یافتن توازن: جادوی عدد ۸

در نهایت دوباره سر عقل آمدم و شروع به امتحان­‌کردن پومودوروهایی با تعداد کمتر کردم. با ۵ پومودورو در روز شروع کردم و رفته­ رفته تا ۸ پومودور بالا رفتم. هدفم ۸ پومودورو در هر روز و مجموعا ۴۰ پومودورو در هفته بود.

این روش نتیجه داد اما زندگی است دیگر و نمی‌دانی هر روز چه اتفاقاتی در پیش است. مثلا بعضی روزها چندین جلسه داشتم یا دخترم در مدرسه اجرای موسیقی داشت و نمی‌خواستم آن را از دست بدهم، به همین دلیل ممکن بود نتوانم آن روز به هدف ۸ پومودور خود برسم.

این برایم واضح بود که عدد جادویی من در هفته، ۴۰ بود… اما نیاز داشتم نسبت به ساعت­‌های کاری هفته‌­ام انعطاف‌پذیری بیشتری داشته­‌ باشم.

حساب ­و کتاب این تکنیک کاملا واضح بود: ۴۰ پومودورو برابر است با ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته (به اضافه‌ی ۳۵۰ دقیقه استراحت).

این یعنی ۱۶.۷ ساعت کار در هفته. بله خودش است!

اگرچه وقتی که کلی کار سرم ریخته بود یا به لحاظ فیزیکی و یا ذهنی در وضعیت خوبی به سر نمی‌­بردم، نمی‌توانستم ۸ پومودوری خود را تکمیل کنم و در نتیجه از برنامه‌ام عقب می‌ماندم و روز بعد سعی ­می‌کردم ۱۴ پومودورو به اتمام برسانم که باعث خستگی شدید می­‌شد و از طرفی هم چندان لذت‌بخش نبود.

خستگی ناشی از کار

من فهمیدم که باید چند قدم عقب بروم و در مورد ساعت­‌های کاری هفته‌ام بار دیگر فکر کنم و این بار با در نظر گرفتن حوصله و حالی که ممکن است در زمان­‌های مختلف داشته‌ باشم را مد نظر قرار دهم. برای تمرکز و تفکر دوباره روی کارم، پومودورو عالی بود اما هنوز برای کارکرد موثرش روی من چیزی کم بود.

چگونه یاد رفتم که عاشق ۷ ساعت کار روزانه‌ام باشم (جدی میگم!)

وقتی که تصمیم به تغییر گرفتم، به خودم تعهد دادم که هرگز در آخر هفته‌ها، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نکنم. عالی نیست؟

خب با افتخار باید اعلام کنم که کاملا این تعهد را زیرپا گذاشتم و این کارم کاملا درست و بجا بود.

روزهایی که نمی‌توانستم ۸ پومودورو را تا ساعت ۵ بعداز ظهر تمام کنم، مضطرب می‌­شدم و احساس شکست می­‌کردم. من ناگهان فهمیدم که دیدم نسبت به ساعت­‌های کاری محدود­کننده بود. چرا باید همچنین تعهدی به خودم بدهم در حالی که می‌توانستم کار کنم؟ شاید به دلیل ساعت‌های کاری زیاد و بی‌توجیه و در عین حال عدم موفقیت در کارم بود.

«یافتن لذت در کار، یافتن سرچشمه‌ی جوانی است.»

-پرل اس.باک

نیروی جوانی

به جای کارکردن پی‌درپی و بی­‌میل، شروع به انجام پروژه‌­هایی کردم که از آنها لذت می‌بردم. همچنین به خودم اجازه دادم فعالیت‌های غیرکاری نظیر حضور در اجراهای موسیقی دخترم را در ساعاتی به انجام برسانم که اکثر مردم آنها را ساعات کاری می‌دانند. این تغییر در زمانی که نمی‌توانستم کار کنم، کمک شایانی به وضعیت ذهنی‌ام کرد.

قطعه­‌ی پایانی پازلم، تغییر ساعت­‌های کاری از ۵ روز در هفته (که باید ساعت ۵ عصر دست از کار می‌کشیدم) به ۷ روز در هفته بود که برایم به مراتب مناسب‌­تر بود. به این ترتیب ساعت­‌هایی که برای به اتمام رساندن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم، از ۴۰ تا ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش پیدا کرد. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت کار در هفته نیاز داشتم، این یعنی فقط ۱۰ درصد وقتم را باید به کار اختصاص می‌دادم. چه تفاوت بزرگی!

همه­‌ی کارها فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟!

احتمالا الان با خودتان فکر می­‌کنید که «من ساعات کاری‌ام در طی دو روز بیشتر از این است! آنوقت شما می­‌گویید این همه‌­ی زمانی‌ است که در طول هفته برای کار نیاز دارم؟»

بله! این دقیقا همان چیزی است که من می­‌گویم و نه! احتملا شما باز هم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت کار می­‌کنید. بگذارید توضیح دهم.

من در هفته ۳۵ تا ۴۰ ساعت کار می‌کنم اما حداقل ۲۰ تا ۲۵ ساعت آن صرف تماس‌های تلفنی، قرارها، آنلاین و آفلاین شدن در شبکه‌های اجتماعی و دیگر فعالیت‌های کم‌تمرکز می­‌شود. اگرچه اینها همه مهم هستند اما از نظر من کار محسوب نمی­‌شوند.

من دقیقا همان ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می­‌کنم و نسبت به ۲۵ ساعت دیگر، ۵ برابر بیشتر به این چند ساعت متعهدم.

فرار کردن از این مسئله امکان ندارد. زندگی جریان دارد و تا زمانی که داریم از آدم‌ها به عنوان موجوداتی اجتماعی حرف می‌زنیم، به خصوص اگر در یک جامعه‌ی مدرن زندگی کنید که ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته را باید با دیگران در تعامل و ارتباط باشید، دیگر داشتن محیط کاری بی‌نقص و ایده‌آل غیرممکن خواهد بود. با این حال می‌توانید به جای سخت کار کردن، هوشمندانه‌تر عمل کنید.

روان‌شناسی انگیزه: تسلط بر انرژی خود

تسلط بر خود

در جهانی بی‌نقص، من ۸ فعالیت مهم در شروع هر روز کاری دارم. این فعالیت­‌ها را اولویت‌بندی می­‌کنم و به ترتیب از مهم­‌ترین به کم ­اهمیت‌ترین، آنها را انجام می­‌دهم و حین انجام هرکدام از این کار­ها به یک اندازه مشتاق هستم و این ­گونه تمام کار روزانه­‌ام را در کمتر از ۳ ساعت و بدون کوچک­‌ترین اختلالی تمام­ می­‌کنم.

عالی به نظر می­‌رسد این­طور نیست؟ با عرض تاسف، ما به یک دنیای بی­‌نقص، حتی نزدیک هم نیستیم. اما در واقعیت، واقعیتی که در آن ما انسانیم و در جهانی زندگی می­‌کنیم که پر از افراد دیگر است، من احساسات و عواطفی دارم که نمی‌توانم کنترل کنم، اغلب هم خسته می­‌شوم و حوصله‌ی انجام برخی کار­ها را با­ اینکه می­‌دانم ضروری‌اند، ندارم.

برای موفقیت در کارم باید با این مسئله روبه‌رو می­‌شدم و سعی می­‌کردم کارم را با در نظر گرفتن و کنار آمدن با آنها انجام بدهم.

سطح انرژی و رفتارم، بر کارم و در نهایت بر بازده‌ام تاثیر می‌گذارند، پس باید از وضعیتی که در آن قرار داشتم آگاه می­‌شدم و بر آن تسلط می­‌یافتم. در گذشته مقاله‌ای در مورد تسلط یافتن بر انرژی خود خوانده­ بودم که می‌گفت این سوال‌ها به شکل ویژه­‌ای، کمک‌­کننده بودند:

۱. انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟

۲. انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟

۳. انرژی ذهنی من: چقدر خوب می­‌توانم بر روی موضوعی تمرکز کنم؟

۴. انرژی روحی من: چرا این کار را می­‌‌‌‌‌کنم؟ هدفم چیست؟

این سوال‌ها به من کمک کردند که هنگام اولویت­‌گذاری فعالیت­‌هایم، انرژی و حوصله‌­ام را در نظر بگیرم. در نتیجه از سر اجبار و فقط برای اینکه باید کاری را انجام بدهم، کاری نمی‌کردم.

وقتی از نظر بدنی در شرایط خوبی نبودم، سعی می­‌کردم استراحت کنم. وقتی چندان خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی خوبی نداشتم، سعی می­‌کردم خودم را با کارهایی سرگرم­ کنم که باعث خوشحالی‌ام می­‌شدند. مثل گذراندن وقت با خانواده­‌ام.

و البته باید کاری پیدا­ می­‌کردم که از آن لذت می‌­بردم. این روش برایم بسیار نشاط‌آورتر بود تا اینکه به کاری رسیدگی کنم که از آن لذت نمی­‌بردم و از ریشه مرا خشک میکرد. این گونه زمان بیشتری برای بهبود خودم و وقت­‌گذرانی با خانواده‌ام داشتم و از نظر فیزیکی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.

می‌خواهید باز هم جلوتر بروید؟

به تدریج اما به طور قطع ممکن است. با پومودورو، زندگیِ کاری من برای همیشه دستخوش تغییر شده­ است.

برای این کار آماده‌اید؟

یک پیشنهاد: چرا از همین امروز پومودورو را امتحان نکنید؟ ۲۵ دقیقه تمرکز کامل بر روی یک فعالیت. با یک پومودورو شروع کنید و کم ­کم بالا بروید.

 

برگرفته از: Fastcompany.com

برچسب‌ها:
شاهین آذربانی نویسنده و عضو تیم تحریریه چطور

دیدگاه‌ها (1)

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مسابقه استعدادهای نویسندگی

برای شرکت در مسابقه و اطلاع از شرایط آن بر روی دکمه زیر کلیک نمائید: