ماتریس اولویت بندی کارها؛ چطور از وقت و استعدادهایمان بهتر استفاده کنیم؟
اکثر ما انبوهی از کارهای گوناگون در ذهن‌مان تلنبار کرده‌ایم که واقعا دوست داریم انجام‌شان بدهیم. شاید ایده‌های بزرگ و بلندپروازانه‌ای به سرمان زده باشد، فرصت‌های هیجان‌انگیزی به تورمان بخورد یا دوست داشته باشیم کارهای مهیج و جذابی را تجربه کنیم. اما چه فایده که وقت‌مان محدودتر از آن است که بشود به همه‌ی اینها رسید.
اما اگر انتخاب‌هایی که از بین موارد این لیست بلندبالا می‌کنیم زیرکانه باشد، می‌توانیم از وقت‌مان بهترین استفاده را ببریم و نگذاریم فرصت‌هایی که برایمان پیش می‌آید به باد برود. اما وقتی انتخاب‌مان بد باشد، ممکن است کارمان به جایی برسد که خود را با دست خود در باتلاق فعالیت‌های وقت‌گیر و کم‌بازده غرق کنیم و از پیشرفت باز بمانیم.
اینجاست که «ماتریس اولویت بندی کارها» وارد عمل می‌شود. این نمودار با تمام سادگی‌اش می‌تواند دست‌تان را بگیرد و کمک کند تا تصمیم بگیرید که کدام کارها را باید در اولویت قرار بدهید و از کدام‌ها باید دوری کنید. به این ترتیب می‌توانید خودتان را از آن باتلاق مرگبار نجات بدهید و از وقت‌ها و فرصت‌ها بهترین استفاده را ببرید.
درباره‌ی ماتریس اولویت بندی کارها
با ماتریس اولویت‌بندی کارها، یاد می‌گیرید که چگونه طوری اولویت بندی کنید که از وقت، انرژی و استعدادهای خود بهترین استفاده را کرده باشید. در شکل زیر می‌توانید جزئیات ماتریس اولویت‌بندی کارها را مشاهده کنید.
به ندرت پیش می‌آید که کسی وقت کافی برای به پایان رساندن تمام کارهایی که دوست دارد داشته باشد. اما وقتی از این ماتریس استفاده کنید و انتخاب‌هایتان ماهرانه و هوشمندانه باشد، آن وقت می‌توانید برای فعالیت‌های باارزشی که به ترقی و پیشرفت‌تان منجر می‌شود، بیشتر وقت بگذارید. همینطور می‌توانید کارهایی که فایده‌ی چندانی ندارند را شناسایی کرده و آنها را از برنامه‌تان کنار بگذارید.
نحوه‌ی کار ماتریس به این شکل است که باید به هرکدام از کارها دو بار نمره بدهید. یک بار بر مبنای میزان اهمیتی که دارند و بار دوم بر اساس میزان تلاشی برای انجام دادن‌شان نیاز است.
با استفاده از این امتیازها می‌توانید کارها را در گروه‌های زیر طبقه بندی کنید:
۱. بردهای سریع (اهمیت زیاد، تلاش کم)
بردهای سریع جذاب‌ترین پروژه‌ها هستند! این پروژه‌ها نتایج خوبی دارند اما تلاش زیادی نمی‌طلبند. تا می‌توانید اینها را در برنامه‌تان جا دهید!
۲. پروژه‌های بزرگ و مهم (اهمیت زیاد، تلاش زیاد)
این پروژه‌ها پرنتیجه و مؤثرند اما زیاد وقت می‌گیرند. این به این معناست که با داخل کردن یک پروژه مهم در لیست کارها، ممکن است برای بردهای سریع زمانی باقی نماند.
۳. وقت‌پر‌کن‌ها (اهمیت کم، تلاش کم)
زیاد خودتان را نگران انجام دادن این دسته از کارها نکنید. اگر وقت اضافی داشتید انجام‌شان بدهید. اما اگر کار مفیدتر و بهتری پیش آمد، وقت‌پر‌کن‌ها را بی‌خیال شوید و یا اینکه انجام آنها را به شخص دیگری بسپارید.
۴. برنامه‌های بی‌ثمر (اهمیت کم، تلاش زیاد)
از این نوع کارها تا می‌توانید دوری کنید! این جور پروژه‌ها نه تنها در نهایت چندان نتیجه‌ی مهمی ندارند، بلکه آن زمانی که می‌توانستید برای بردهای سریع بگذارید را از چنگ‌تان درمی‌آورند.
نکته:
وقتی منطق پشت این ماتریس را درک کنید، می‌بینید که خود به خود پروسه‌ی طبقه‌بندی در ۴ گروه را سریع‌تر انجام می‌دهید و به طور خودکار اصول ماتریس را در مورد کارها و پروژه‌های جدیدتان هم عملی می‌کنید.
نحوه‌ی استفاده از ماتریس اولویت بندی کارها
برای شروع، طبق مراحل زیر پیش بروید:
گام اول
تمام کارهایی که دوست دارید یا لازم است انجام بدهید را در برگه بنویسید.
گام دوم
به هر مورد دو بار نمره بدهید: یک بار بر اساس میزان اهمیت (صفر به معنی بی‌اهمیت و ۱۰ به معنی حداکثر اهمیت) و یک بار بر مبنای میزان تلاش مورد نیاز (صفر به معنای عدم نیاز چندانی به تلاش و ۱۰ به معنی نیاز به سعی بسیار زیاد)
گام سوم
ماتریس اولویت‌بندی کارها را جلویتان بگذارید و با توجه به امتیازها، ببینید هرکدام از کارها در کدام‌یک از چهار ربع ماتریس جای می‌گیرد.
گام چهارم
کارها را بر مبنای گروهی که در آن قرار گرفته‌اند طبقه‌بندی کنید. کارهایی که اهمیت کمی دارند را حذف کنید یا به شخص دیگری واگذار کنید.
نکته:
وقتی امتیاز یک فعالیت در مرز بین دو گروه (نزدیک محور) قرار دارد، برای تشخیص گروه آن از شم خودتان استفاده کنید و خیلی خطوط جداکننده را سفت و سخت نگیرید. بلاخره یک «برنامه‌ی بی‌ثمر» با اهمیت ۴٫۹ و یک «پروژه‌ی بزرگ و مهم» با اهمیت ۵٫۱ آنقدرها هم تفاوت معناداری با هم ندارند.
نسخه‌های دیگری از این ماتریس
روشی که در این مطلب توضیح دادیم، برای استفاده‌ی شخصی و غیر رسمی خودتان بود تا بتوانید کارهای شخصی خود را اولویت‌بندی کنید. با این حال، از ماتریس اولویت‌بندی می‌شود در مقیاس‌های بزرگ‌تر هم استفاده کرد. مثلا می‌توانید در محور عمودی بگذارید «بازده مالی» و محور افقی را هم به میزان «نفر ساعت» مورد نیاز اختصاص بدهید.
یک راه دیگر هم این است که «میزان تلاش مورد نیاز» را با «میزان امکان‌پذیری» جایگزین کنید. به این ترتیب می‌توانید کارها را بر مبنای میزان توانایی‌تان برای انجام دادن آنها اولویت‌بندی کنید. این شکل از ماتریس، بعضا با نام «ماتریس اهمیت/ امکان‌پذیری» نامیده می‌شود.
نکته
اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور هم روش مشابهی برای اولویت‌بندی کارهاست. این اصل به خصوص زمانی مفید واقع می‌شود که انبوهی کار برای انجام دادن داشته باشید که موعد تحویل همه‌شان هم پشت سر هم و فشرده است.
