چگونه و چه موقع به کارمندان ارتقا شغلی دهیم

ترفیع یا پیشرفت شغلی روندی است که طی آن، به یک کارمند علاوه بر محول شدن وظایف جدید و بالاتر، حقوق و مزایای بیشتری نیز تعلق می‌گیرد. البته ارتقا شغلی تنها به نفع کارمند نیست، بلکه برای کارفرما و یا صاحبان کسب‌وکار نیز اهمیت زیادی دارد. ارتقا شغلی موجب افزایش روحیه‌ی کارمندان می‌شود و میزان خلاقیت کاری را بالا می‌برد و این مسئله در بلند‌مدت نیز مزایایی برای سازمان به دنبال دارد.

در این مقاله، می‌خواهیم اطلاعات بیشتری در این‌باره به‌‌دست آوریم.

ارتقا و ارزیابی

ارتقا شغلی مرحله‌ای است که ممکن است برای همه‌ی کارمندان یک سازمان، اتفاق بیفتد. هر سازمان یا اداره‌ای دارای سلسله‌ مراتب مشخصی در ساختار اداری خود است که میزان رشد کارمندان بر اساس آن تعریف و مشخص می‌شود. ارتقا شغلی تنها یک پاداش در برابر عملکرد مثبت کارمندان نیست، بلکه روشی است تا به کارمندان فرصت قبول مسئولیت‌های جدید داده شود.

ارتقا شغلی انواع متفاوتی دارد، برخی منجر به پیشرفت در حوزه‌ی کاری و گرفتن ‌‌سِمت جدید می‌شود و در برخی موارد، کارمند با افزایش حقوق و یا پاداش تشویق می‌شود. در برخی از سازمان‌ها، ارتقا شغلی تنها با تغییر در وظایف و مسئولیت‌ها اتفاق می‌افتد. تشویق کارمندان به خاطر عملکرد خوب آنها، در حفظ روحیه‌ی کاری و انگیزه‌ی آنها بسیار مؤثر است.

از سوی دیگر، ارتقا شغلی یا تشویق کارکنان روشی برای قضاوت و ارزیابی عملکرد افراد است. این ارزیابی‌ها به طور منظم میزان پیشرفت کارکنان را مورد بررسی قرار می‌دهد و بخشی از حوزه‌ی کاری هر سازمان و اداره‌ای است. نتایج ارزیابی‌ها ممکن است هم مثبت و هم منفی باشد. در مدل مثبت، ارزیابی کلی نتایجی را نشان می‌دهد که در نهایت ممکن است، منجر به افزایش حقوق شود؛ این در حالی است که کسب نتایج منفی در ارزیابی‌ها حاکی از عملکرد نامناسب کارمندان و عدم برآورده شدن انتظارات کاری است که معمولا باید تصمیماتی برای ایجاد انگیزه در شخص گرفته شود.

ارزیابی کارمندان یک روش دوره‌ای و سیستماتیک است که بر اساس آن عملکرد افراد در محیط کار و همچنین سطح خلاقیت آنها ارزیابی می‌شود. این روش ممکن است دستاوردها، نقاط ضعف و نقاط قوت بسیاری برای اداره یا سازمان داشته باشد.

اهمیت و مزایای ارتقا شغلی

ارتقا فقط یک روش برای محول کردن مسئولیت‌های بیشتر به کارمندانی که سابقه‌ کاری بهتری دارند، نیست. بلکه روشی برای بالا بردن انگیزه و روحیه‌ی کاری در افراد است. تشویق کارمندان علاوه بر بالا بردن سطح خلاقیت کاری در سازمان، در حفظ کارمندان نمونه و ارزشمند نیز بسیار اهمیت دارد. ارتقا شغلی و ارزیابی دوره‌ای عملکرد کارمندان اداره، مزایا و منافع زیادی دارد که به برخی از مهمترین آنها در ادامه اشاره می‌شود:

شناخت و بهبود عملکرد، اهداف و تلاش کارمندان

یکی از مهمترین مزایای ترفیع شغلی کارمندان، انتقال یک حس خوب به فرد است. در واقع شخص احساس می‌کند، تلاش‌هایش در محیط کاری دیده شده است. وقتی تلاش و پشتکار یک فرد مورد توجه قرار گیرد، انگیزه‌اش برای بالابردن بهره‌وری نیز افزایش می‌یابد. به عبارت دیگر، ارتقا شغلی این انگیزه را در فرد ایجاد می‌کند تا برای رسیدن به اهداف تعریف شده در سازمان تلاش بیشتری کند.

تقویت انگیزه و افزایش وفاداری در کارمندان

کارمندی که ترفیع می‌گیرد، انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کار دارد. بالا رفتن انگیزه‌ به افزایش خلاقیت، رشد و بهبود شرایط کاری در سازمان منجر می‌شود. به علاوه، ارتقا شغلی میزان وفاداری و حس تعلق به محیط کاری را بالا می‌برد و شخص تمام تلاش خود را برای رشد بیشتر سازمان می‌کند.

حفظ کارکنان شایسته با تشویق به موقع

شناسایی و تشخیص درست استعداد یک کارمند و دادن ترفیع به وی در زمان مناسب، باعث می‌شود کارمند با علاقه‌ی بیشتری کار را دنبال کند و کمتر به فکر پیدا کردن یک محیط کاری جدید می‌افتد. این شیوه موجب حفظ مهارت و استعداد کارمندان سازمان یا اداره می‌شود. با فراهم کردن شرایط مناسب برای کارکنان، دیگر لازم نیست سازمان به فکر استخدام افراد جدید و صرف وقت و هزینه برای آموزش آنها باشد. در واقع حفظ کارمندان به ایجاد ثبات در سازمان کمک می‌کند و موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد.

ایجاد روحیه‌ی رقابتی در محیط کار

وقتی در محیط کار فرد قوی‌تر تشویق شود، سایر افراد نیز انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کار پیدا می‌کنند و این مسئله فضای رقابتی سالمی را در اداره یا سازمان ایجاد می‌کند. این روحیه‌ی رقابتی به دلیل ایجاد انگیزه برای انجام کار بهتر و تلاش برای نشان دادن خلاقیت در کار برای سازمان بسیار مفید است.

تربیت مدیران بزرگ برای آینده

وقتی مدیریت تصمیم می‌گیرد، کارمندی را به خاطر تلاشش تشویق کند، در واقع به دنبال شناخت استعداد و یافتن رهبرانی برای آینده‌ی سازمان است. آموزش و تربیت کارمندان خلاق و نمونه به عنوان مدیران آینده، علاوه‌ بر اینکه مزایایی را برای سازمان به همراه دارد، در کوتاه‌مدت نیز به رشد خلاقیت سازمانی کمک می‌کند.

ایجاد نارضایتی در کارکنان

اگر کارمندی در قبال انجام کار خوب تشویق نشود و یا احساس کند تلاشش اصلا دیده نمی‌شود، به مرور یک حس نارضایتی در وی به وجود می‌‌آید که اصلا به نفع سازمان نیست. این حس نارضایتی عملکرد کاری فرد را کاهش می‌دهد و بر میزان کارایی و بهره‌وری سازمانی نیز تأثیر می‌گذارد. اما وجود یک سیستم ارزیابی در بین کارکنان، تشویق آنها و دادن ترفیع بر اساس سلسله مراتب تعریف شده در هر سازمان، تا حد زیادی می‌تواند از به وجود آمدن احساس نارضایتی در میان کارمندان جلوگیری کند.

چه زمانی برای ارتقا شغلی مناسب است؟

تصمیم‌گیری در مورد زمان مناسب برای تشویق و دادن ترفیع به یک کارمند، از چالش‌برانگیزترین موضوعات در هر سازمان محسوب می‌شود. باید توجه داشت شرایط همه‌ی کارمندان برای دریافت تشویق و ارتقا شغلی یکسان نیست، بنابراین شناسایی دقیق افرادی که از مهارت و تجربه‌ی کافی برخوردارند، اهمیت زیادی دارد. تشویق کارمندان به این دلیل اهمیت دارد که نه تنها شامل تغییر در رتبه‌ی سازمانی افراد می‌گردد بلکه وظایف و مسئولیت‌های جدیدی نیز به فرد واگذار می‌شود، بنابراین باید از توانایی‌ها، مهارت‌ها، استعدادها، عملکرد کاری و برخی فاکتورهای دیگر کارمندان ارزیابی دقیقی صورت گیرد. به برخی از نکات لازم برای ارزیابی این فاکتورها در ادامه اشاره می‌شود:

عملکرد: از مهمترین نکات در ارزیابی زمان مناسب برای دادن ترفیع به یک کارمند، بررسی عملکرد فرد مورد نظر در یک بازه‌ی زمانی مشخص است.

طول خدمت: فاکتور دیگری که باید در این مسیر مورد توجه قرار گیرد، میزان آمادگی روحی و شرایط فردی کارمند برای دریافت ارتقا شغلی است. این مسئله ربطی به مدت زمان اشتغال وی در سازمان یا اداره ندارد، هرچند تعداد سال‌هایی که فرد در یک سازمان خدمت می‌کند، نیز می‌تواند در تصمیم‌گیری برای ارتقا شغلی فرد مؤثر باشد.

شایستگی و توانایی: شایستگی و توانایی فرد، ابزار مهمی برای سنجش کارآمدی فرد است.

کیفیت مدارک آموزشی و فنی: سطح تحصیلات و مهارت‌های فنی، ابزار مناسب دیگری برای سنجش توانایی کارمندان جهت دریافت ارتقا شغلی محسوب می‌شود.

ارزیابی پتانسیل‌های فردی: میزان پتانسیل فرد برای انجام کار در آینده یا موقعیت جدید باید قبل از تصمیم‌گیری در مورد ارتقا شغلی بررسی شود.

توجه به آخرین زمان دریافت ارتقا شغلی فرد: توجه به آخرین زمان دریافت ارتقا شغلی هم باید در انتخاب افراد برای قرار گرفتن در لیست ترفیع مورد توجه قرار گیرد.

آموزش: سطح سواد، تحصیلات فرد و تلاش وی برای یادگیری ابزارهای آموزشی جدید نیز بهتر است در انتخاب فرد مورد توجه قرار گیرد.

چه زمانی باید برای ارتقا شغلی کارمندان تصمیم‌گیری شود؟

برای تصمیم‌گیری در خصوص دادن یا ندادن ارتقا شغلی، نباید تبعیضی بین یک کارمند سطح پایین با کارمندان دیگری که در سطوح بالاتر مدیریتی هستند، وجود داشته باشد. برخی از گزینه‌هایی که در این زمینه می‌تواند کمک‌کننده باشد، به شرح زیر است:

الف. کارمندان سطح پایین

کارمندانی که عملکردشان بالاتر از انتظارات است: زمانی که یک کارمند وظیفه‌ی خود را به درستی انجام می‌دهد و فراتر از انتظارات و پیش‌بینی‌های شما کار می‌کند، فرصت خوبی است تا با دادن ترفیع هم تشویقش کنید و هم از عملکرد خوبش دفاع کنید. وقتی عملکرد فردی فراتر از انتظارات شماست، یعنی این فرد انگیزه‌ی درونی برای انجام کار را دارد و تشویق شما و ارتقا شغلی نیز می‌تواند شرایط بهتری را ایجاد کند.

افرادی که وظایف بیشتری را برعهده می‌گیرند: برخی افراد هستند که علاوه بر کارهایی که بر عهده‌ی آنها گذاشته شده است، کارهای جانبی دیگری را نیز بر عهده می‌گیرند و این نشان از آمادگی بالای فرد برای دریافت مسئولیت‌های جدیدتر است.

کارمندان متعهد: برخی افراد هستند که برای انجام دادن کاری مجبور هستید آنها را هُل دهید، در مقابل افرادی هم هستند که کارهای خود را بسیار دقیق انجام می‌دهند، بدون اینکه مجبور باشید مدام آن را گوشزد کنید. وقتی یک کارمند تازه‌وارد یا سطح پایین در انجام وظایف و مسئولیت‌هایش تعهد کافی دارد، به این معناست که فرد توانایی و آمادگی پذیرش مسئولیت‌های جدیدتر را دارد. تعهد و وظیفه‌شناسی فرد را می‌توانید در قبول یک مسئولیت کاری و انجام درست و به‌موقع آن ببینید. هر چه در این کار موفق‌تر عمل کند،‌ یعنی آمادگی بیشتری برای پذیرش شرایط کاری جدید دارد.

وقتی انعطاف‌پذیری کارمندان اثبات شد: وقتی میزان انعطاف‌پذیری یک کارمند به مدیر ثابت شد و مشخص شد که فرد علاوه‌ بر داشتن توانایی کار گروهی، در موقعیت‌های مختلف کاری نیز می‌تواند شرایط خود را با محیط وفق دهد، زمان مناسبی برای تشویق است. یکی از مهمترین خصیصه‌هایی که هر کارمند باید در محیط کاری خود داشته باشد، توانایی کار کردن در شرایط مختلف و داشتن انعطاف لازم است.

میزان تسلط بر کار و کسب مهارت‌های فنی: وقتی یک کارمند برای انجام کار خود، یک مهارت فنی را یاد می‌گیرد، یعنی انگیزه‌ی کافی برای یادگیری مهارت‌های دیگر را هم دارد. بنابراین، وقتی کارمند سطح پایین یا تازه‌وارد در انجام کار خود عملکرد خوبی دارد، یعنی زمان مناسب برای تشویق وی فرارسیده است.

کمک کردن به دیگران: اگر شما با کارمندی مواجه شدید که مشتاق کمک به همکاران خود است، می‌توانید این فاکتور به عنوان یک امتیاز مثبت برای دادن ارتقا شغلی به وی مورد توجه قرار دهید.

ب. ارتقای کارمندان در سطح مدیریتی

علاوه‌ بر مواردی که در بالا بیان شد، مطالبی نیز در ادامه می‌آید که می‌تواند به شما در نحوه‌ی تصمیم‌گیری برای دادن ترفیع به کارمندان در سطح مدیریتی نیز کمک کند:

زمانی که قادر به مدیریت خود هستند: وقتی مسئله‌ی ارتقا در سطوح بالای مدیریتی مطرح می‌شود، بهترین نشانه‌ای که می‌تواند به شما در خصوص زمان مناسب برای دادن ارتقا کمک کند، توانایی فرد در مدیریت کار، ایجاد انگیزه یا انجام کار بدون نیاز به نظارت یک مدیر ارشد است.

هدف کارمند، رسیدن به موفقیت سازمانی است: وقتی شخص اهداف سازمان را بر اهداف فردی ترجیح دهد، می‌توان گفت زمان مناسبی است تا به این کارمند یک سمت جدید داده شود. به عبارت دیگر، هیچ‌گاه اولویت‌های سازمانی را قربانی اهداف شخصی خود نمی‌کند.

زمان مناسب برای نشان دادن مسئولیت و مالکیت: ‌یکی از نشانه‌های مدیر آینده یا یک مدیر اجرایی خوب توانایی وی در قبول مسئولیت و تبدیل هر فرصت به موفقیت است. وقتی شخص در مقابل کاری که بر عهده‌ گرفته، حس مالکیت دارد و تمام توان خود را برای موفق شدن آن کسب‌وکار می‌گذارد، باید گفت زمان مناسب برای تشویق وی فرا رسیده است.

داوطلب شدن فرد برای پذیرش نقش‌های بیشتر: یکی از بهترین و مهمترین نشانه‌ها برای مشخص شدن زمان مناسب برای دادن ترفیع به یک کارمند این است که فرد توانایی پذیرش مسئولیت‌های جدید را داشته باشد. وقتی فرد خود برای انجام کارهای بالاتر و مسئولیت‌های بیشتر داوطلب می‌شود، می‌توان به این نتیجه رسید که فرد در خود توانایی رسیدن به مراتب شغلی بالاتر را می‌بیند.

چگونه کارمندان یک سازمان را ارتقا شغلی دهیم؟

اکنون زمان آن رسیده است که ببینید چگونه باید این ارتقا شغلی را انجام داد. ارتقا شغلی تنها یک تغییر به سمت بالا یا رو به جلو نیست، بلکه یک روش ساختاری است که باید در چارچوب سلسله مراتب سازمانی باقی بماند. بنابراین، روش مناسب برای ارتقای کارمندان باید به شیوه‌ی عادلانه و بدون هر گونه تعصب دنبال شود. راهکارهایی که در ادامه به آنها اشاره می‌شود، اطلاعات مفیدی را در اختیار شما می‌گذارد.

مدل‌ها و طرح‌های مناسب در زمینه‌ی ارتقا شغلی

طرح‌ها و روش‌های مختلفی در زمینه‌ی ارتقا شغلی کارمندان معرفی می‌شود. هر سازمان می‌تواند یکی از این روش‌ها را انتخاب کند و یا تلفیقی از چند روش متفاوت را برای ارتقای کارکنان خود به کار گیرد. در اینجا به چند مورد از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین روش‌ها اشاره می‌کنیم:

شیوه‌ی غیررقابتی

ارتقا شغلی که بر پایه‌ی مجموعه‌ای از دستاوردها و موفقیت‌های کارمندان است، یک مدل غیررقابتی محسوب می‌شود. در این شیوه، کارمندان زمانی مورد تشویق قرار می‌گیرند که صرف‌نظر از ویژگی‌های متغیری مانند عملکرد و تعهد، به یک مرحله خاص در مسیر فعالیت کاری خود رسیده باشند. این شیوه در خصوص همه‌ی کارمندان یکسان عمل می‌کند و جایی برای ارزیابی ناعادلانه و یا مغرضانه باقی نمی‌ماند.

زمان، مقیاسی برای ارتقا شغلی: این شیوه نیز یک روش غیر‌رقابتی است که فرد بعد از چند سال فعالیت برای یک سازمان، ارتقای درجه پیدا می‌کند.

موفقیت در انجام وظایف: در این روش، ارتقا شغلی به واسطه‌ی افزایش حجم‌کار یا وظایفی که بر عهده‌ی کارمند گذاشته شده است، اتفاق می‌افتد و یک شیوه‌ی غیر رقابتی محسوب می‌شود.

اتخاذ یک سیاست خاص: در برخی موارد، یک سازمان ممکن است به کارمندی بدون هیچ دلیل خاصی ارتقا بدهد، فقط به خاطر پاسخگویی به برخی نیازهای مهم در شرایط زمانی یا موقعیتی خاص.

شیوه‌ی رقابتی

شیوه‌ی رقابتی، مدلی است که کارمندان باید شایستگی‌های خود را برای رسیدن به درجه‌های بالاتر کاری اثبات کنند. برخلاف شیوه‌ی غیررقابتی، این شیوه عملکرد کارکنان، خلاقیت، ‌مهارت‌ها، تجارب، دانش حرفه‌ای و دیگر فاکتورهای مرتبط را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. در این شیوه، ارتقا شغلی بر اساس شرایط سخت کاری و عملکرد افراد داده می‌شود.

ترفیع بر اساس لیاقت: این شیوه یک روش رقابتی است که در آن فرد بر اساس مهارت‌ها، عملکرد، آگاهی،‌ سختی‌ِ کار و صلاحیت‌های خود ترفیع می‌گیرد.

شایستگی و ارشد بودن: این روش زمانی استفاده می‌شود که فرد علاوه بر داشتن شایستگی،‌ فاکتورهای لازم برای ارشد بودن در حوزه‌ی کاری خود را نیز کسب کرده باشد.

ترفیع رتبه‌ی شغلی و بهبود موقعیت کاری

در این روش میزان دریافتی فرد بدون هیچ تغییری در درجه یا رتبه‌اش افزایش می‌یابد. در این حالت، فرد به دنبال یک فرصت شغلی جدید می‌گردد تا بتواند شرایط کاری بهتری را برای خود رقم بزند.

ترفیع خشک و خالی

کارمند در کار خود ترفیع می‌گیرد، ولی این ارتقا بدون هرگونه افزایش در حقوق وی است.

ترفیع بر روی کاغذ

این مدل ارتقا معمولا در شغل‌های دولتی که شامل چندین بخش و سازمان است، رخ می‌دهد. در واقع ترفیع شغلی فرد در سازمان مادر و بر روی کاغذ صورت می‌گیرد، ولی افزایش حقوق و مزایا به سازمان دیگری محول می‌شود. به همین دلیل ممکن است ارتقا فقط بر روی کاغذ بماند، بدون اینکه عائدی برای کارمند داشته باشد.

برگرفته از: cleverism.com

تاثیرگذاری در محل کار با خلق روابط قدرتمند

شبکه‌سازی هوشمندانه و تأثیرگذار در محیط کار را از اساتید هاروارد بیاموزید و مسیر شغلی خود را هموار کنید.

مشاهده کتاب الکترونیکی