کسب‌وکار مدیریت و رهبری استراتژی و اصول مدیریت برون‌سپاری چیست و چه مزایا و معایبی دارد

برون‌سپاری چیست و چه مزایا و معایبی دارد

برون‌سپاری چیست و  چه مزایا و معایبی دارد
امتیاز مطلب: ١٠٠%
100

در طول سالیان متمادی نگاه‌های متفاوتی به برون‌سپاری شده است. برخی برون‌سپاری را همچون ناجیِ شرکت‌شان می‌بینند، در حالیکه برخی دیگر، برون‌سپاری را بسیار بد و یک تاکتیک مدیریتی غلط می‌دانند که باعث از بین رفتن فرصت‌های شغلی می‌شود. پیش از اینکه شروع به ارزیابی برون‌سپاری بکنید و ببینید که آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر، لازم است که برون‌سپاری را به درستی بشناسید و بدانید چه چیزی برون‌سپاری محسوب می‌شود و چه چیزی برون‌سپاری نیست.

تعریف برون‌سپاری

برون‌سپاری، قراردادی است که میان شما و یک شرکت دیگر بسته می‌شود تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده است توسط کارمندان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام شود.

این فرآیندهای برون‌سپاری که قرار است توسط گروه دیگری انجام شوند می‌توانند درون شرکت شما یا بیرون از آن انجام شوند. استخدام یک کارمندِ موقت، زمانی‌ که منشی شما به مرخصی زایمان رفته است برون‌سپاری محسوب نمی‌شود.

امروزه رایج‌ترین نوع برون‌سپاری نیروهای کاری هستند که برای کارهای تولیدی به کشورهایی مانند هند و چین فرستاده می‌شوند. اما برون‌سپاری تنها به این نوع محدود نمی‌شود. این نوع از برون‌سپاری معمولا برون‌سپاریِ برون‌مرزی نامیده می‌شود. به عنوان مثال می‌توان خدمات مشتریان و مراکز پشتیبانی فنیِ تلفنی و نیز برنامه‌ریزی کامپیوتری را نام برد. خدمات سرایداری و خدمات امنیتی مثال‌هایی از کارهایی هستند که به‌طور کلی از اینکه به کشورهای دیگر واگذار شوند در امانند، چرا که برون‌سپاریِ بخشی از یک شرکت می‌تواند باعث رفع این نیازهای شغلی در آن شرکت و در نهایت حذف کلی آنها بشود.

چرا برون‌سپاری؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برون‌سپاری می‌کند، این دلایل ممکن است شامل مواردی باشد که در ادامه آورده‌ایم:

کمبود منابع

یکی از اصلی‌ترین دلایل برون‌سپاری، کمبود در منابع ضروری است، که می‌تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش‌ کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود مواد خام (برای مثال نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد.

کمبود منابع از اصلی‌ترین دلایل برون‌سپاری است.

هماهنگی با هسته‌ی اصلی کسب و کار

بعضی کارهای جانبی همیشه برون‌سپاری می‌شوند. این کار باعث می‌شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته‌ی اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود. یک مثال خوب برای این مورد بیمارستان بزرگی است که عملیات امنیتی‌اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برون‌سپاری می‌کند.

کاهش هزینه‌

هزینه‌ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت‌ها را مجبور می‌کند قیمت‌ها را پایین نگه‌دارند. اگر راهی برای برون‌سپاری وجود داشته باشد که بتواند موجب کم کردن هزینه شرکت شما شود و بر معایب برون‌سپاری غلبه کند، باید به خوبی بررسی شود.

انعطاف پذیری کسب و کار

نیاز‌های فصلی و دوره‌‌ای که با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می‌کنند. هر قراردادی که برای برون‌سپاری بسته می‌شود، می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز‌های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی‌های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می‌کند.

کاهش هزینه‌های بالاسری

برخی کارها تنها برای اینکه شروع بشوند به سرمایه‌ی زیادی احتیاج دارند. این هزینه‌ها می‌توانند از طریق عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کاهش یابند. برای مثال یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه‌ی ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شود می‌تواند وظیفه‌ی پاسخ‌گویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را به یک مرکز تلفن برون‌سپاری کند.

حوزه‌هایی که معمولا برون‌سپاری می‌شوند

اگرچه کارهای بسیاری برون‌سپاری می‌شوند اما در اینجا برخی حوزه‌ها که بیشتر برون‌سپاری می‌شوند ذکر می‌شوند:

  • عملیات مربوط به فناوری اطلاعات
  • شبکه و ارتباطات از راه دور
  • منابع انسانی و مدیریت بیمه
  • حسابداری
  • تبلیغات
  • امنیت

۷ مزیت اصلی برون‌سپاری

هنگامی که شما انتخاب‌های‌تان را می‌سنجید و تصمیم می‌گیرید کدام یک از بخش‌های مختلف کار را برون‌سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون‌سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون‌سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه‌جویی مالی کمک می‌کند. برون‌سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون‌سپاری بیان می‌شود.

۱. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

در زمانه‌ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه‌ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت نیز گسترده‌ می‌شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی‌ای که موفقیت شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شود. برون‌سپاریِ چنین فعالیت‌هایی این اجازه را به شما می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه‌ی سازمان را قربانی کرده باشید.

برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشم‌گیری در میزان فروش آن ایجاد می‌کند، این کار برون‌سپاری فروش است.

۲. صرفه جویی در هزینه‌ها

کارهای پشت صحنه‌ی سازمان، کارهای پیچیده‌ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون‌سپاری باعث کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت می‌شود و به شما در کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند.

برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح‌های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی‌تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه‌های پزشکی تخصص دارد برون‌سپاری می‌شود.

برون‌سپاری باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

۳. کاهش هزینه‌های بالاسری

هزینه‌های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه‌ی سازمان بسیار بالا هستند و برون‌سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است.

برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون‌سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می‌برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده‌ها را می‌توان به بیرون از شرکت واگذار داد.

۴. کنترل عملیاتی

باید به فکر برون‌سپاری عملیاتی باشید که هزینه‌های آنها از کنترل خارج می‌شود. بخش‌هایی که معمولا از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه‌های اول برون‌سپاری هستند. علاوه‌ بر این شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری می‌کنید می‌تواند توانایی‌های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.

برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه‌های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه‌ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون‌سپاری، مدیریت را مجبور می‌کند نیازهای‌شان را اولویت‌بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.

۵. انعطاف‌پذیری نیروی کار

برون‌سپاری این امکان را به شما می‌دهد که برای کارهای فصلی و دوره‌ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید.

برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون‌سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره‌ی مشخص با صرف هزینه‌ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.

۶. دوام و مدیریت خطر

در دوره‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می‌یابد. برون‌سپاری می‌تواند دوام شرکت را افزایش و هم‌زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد.

برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه‌ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون‌سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می‌دهد و شرکت می‌تواند به فعالیت‌های خود ادامه بدهد.

۷. پرورش کارمندان داخلی

پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی‌هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. با برون‌سپاری کار، افرادی به شرکت شما می‌آیند که توانایی‌های مورد نیازتان را دارند . افراد شما می‌توانند در کنار این نیرو‌ها کار کنند و توانایی‌هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند.

برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون‌سپاری این پرو‌ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می‌کند که توانایی‌های جدیدی بیاموزند.

برون‌سپاری می‌تواند باعث بالا رفتن توانایی‌های نیروهای خودتان شود.

۶ عیب اصلی برون‌سپاری

اگر می‌خواهید گزینه‌های برون‌سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون‌سپاری مزایا و معایبی دارد. به معایب برون‌سپاری که در در ادامه‌ی این مطلب فهرست شده‌اند توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون‌سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون‌سپاری صرف نظر کنید.

۱. از دست دادن کنترل مدیریتی

زمانی که قراردادی امضا می‌کنید تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، شما مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت می‌گذارید. شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری کرده‌اید استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما رائه می‌دهند، سود ببرند.

معایب برون‌سپاری

۲. هزینه‌های پنهان

شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده‌ و قرارداد را از قبل آماده کرده‌ است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.

۳. خطری برای امنیت و اسرار شرکت

چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون‌سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود. شرکتی که قرار است کار به آن برون‌سپاری شود را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما حفظ می‌شوند و در صورتی که اتفاقی رخ دهد، قرار داد آن را پیش‌بینی کرده است.

با برون‌سپاری امکان دارد اسرار شرکت برملا شود.

۴. مشکلات کیفیت

شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. علاوه بر این شما توانایی پاسخ دادن به تغییرات سریع محیط کسب و کار را نیز از دست می‌دهید، چرا که قرارداد کاملا مشخص است و برای هر تغییری شما باید هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید.

در بعضی موارد برون‌سپاری باعث پایین آمدن کیفیت محصول یا خدمات شما می‌شود.

۵. کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می‌خورد

از آنجا که شما بخشی از کار خود را به یک شرکت دیگر واگذار کرده‌اید، اکنون کار شما به توان مالی‌ یک شرکت دیگر گره خورده است. در نتیجه باید این انتظار را داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون‌سپاری کرده‌اید ورشکسته بشود و کار شما نیمه کاره بماند.

۶. ذهنیت بد و اثرات منفی

واژه‌ی برون‌سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می‌کند. اگر در جامعه‌ای زندگی می‌کنید که در آن شرکتی کارهای برون‌سپاری شده انجام می‌دهد و دوستان و نزدیکان شما را استخدام می‌کند، آنگاه برون‌سپاری چیز خوبی خواهد بود. اما اگر دوستان و نزدیکان‌تان به‌خاطر برون‌سپاری کارشان را از دست داده باشند، آنگاه برون‌سپاری چیز خوبی نخواهد بود. همچنین اگر شما بخشی از کار خود را برون‌سپاری کنید، روحیه‌ی نیروی کارتان ممکن است آسیب ببیند.

برگرفته از: thebalance.com

حسام حسین پور نویسنده و عضو تیم تحریریه چطور

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مسابقه استعدادهای نویسندگی

برای شرکت در مسابقه و اطلاع از شرایط آن بر روی دکمه زیر کلیک نمائید: