برون سپاری چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

در طول سالیان متمادی نگاه‌های متفاوتی به برون سپاری شده است. برخی برون سپاری را همچون ناجیِ شرکت‌شان می‌بینند، در حالیکه برخی دیگر،برون سپاری را بسیار بد و یک تاکتیک مدیریتی غلط می‌دانند که باعث از بین رفتن فرصت‌های شغلی می‌شود. پیش از اینکه شروع به ارزیابی برون سپاری بکنید و ببینید که آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر، لازم است که برون سپاری را به درستی بشناسید و بدانید چه چیزی برون سپاری محسوب می‌شود و چه چیزی برون سپاری نیست.

تعریف برون سپاری

برون سپاری، قراردادی است که میان شما و یک شرکت دیگر بسته می‌شود تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده است توسط کارمندان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام شود.

این فرآیندهای برون سپاری که قرار است توسط گروه دیگری انجام شوند می‌توانند درون شرکت شما یا بیرون از آن انجام شوند. استخدام یک کارمندِ موقت، زمانی‌ که منشی شما به مرخصی زایمان رفته است برون سپاری محسوب نمی‌شود.

امروزه رایج‌ترین نوع برون سپاری نیروهای کاری هستند که برای کارهای تولیدی به کشورهایی مانند هند و چین فرستاده می‌شوند. اما برون سپاری تنها به این نوع محدود نمی‌شود. این نوع از برون سپاری معمولا برون سپاری برون‌مرزی نامیده می‌شود. به عنوان مثال می‌توان خدمات مشتریان و مراکز پشتیبانی فنیِ تلفنی و نیز برنامه‌ریزی کامپیوتری را نام برد. خدمات سرایداری و خدمات امنیتی مثال‌هایی از کارهایی هستند که به‌طور کلی از اینکه به کشورهای دیگر واگذار شوند در امانند، چرا که برون سپاری بخشی از یک شرکت می‌تواند باعث رفع این نیازهای شغلی در آن شرکت و در نهایت حذف کلی آنها بشود.

چرا برون سپاری؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برون سپاری می‌کند، این دلایل ممکن است شامل مواردی باشد که در ادامه آورده‌ایم:

کمبود منابع

یکی از اصلی‌ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع ضروری است، که می‌تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش‌ کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود مواد خام (برای مثال نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد.

هماهنگی با هسته‌ی اصلی کسب و کار

بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می‌شوند. این کار باعث می‌شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته‌ی اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود. یک مثال خوب برای این مورد بیمارستان بزرگی است که عملیات امنیتی‌اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برون سپاری می‌کند.

کاهش هزینه‌

هزینه‌ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت‌ها را مجبور می‌کند قیمت‌ها را پایین نگه‌دارند. اگر راهی برای برون سپاری وجود داشته باشد که بتواند موجب کم کردن هزینه شرکت شما شود و بر معایب برون سپاری غلبه کند، باید به خوبی بررسی شود.

انعطاف پذیری کسب و کار

نیاز‌های فصلی و دوره‌‌ای که با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می‌کنند. هر قراردادی که برای برون سپاری بسته می‌شود، می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز‌های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی‌های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می‌کند.

کاهش هزینه‌های بالاسری

برخی کارها تنها برای اینکه شروع بشوند به سرمایه‌ی زیادی احتیاج دارند. این هزینه‌ها می‌توانند از طریق عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کاهش یابند. برای مثال یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه‌ی ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شود می‌تواند وظیفه‌ی پاسخ‌گویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را به یک مرکز تلفن برون سپاری کند.

حوزه‌هایی که معمولا برون سپاری می‌شوند

اگرچه کارهای بسیاری برون سپاری می‌شوند اما در اینجا برخی حوزه‌ها که بیشتر برون سپاری می‌شوند ذکر می‌شوند:

• عملیات مربوط به فناوری اطلاعات
• شبکه و ارتباطات از راه دور
• منابع انسانی و مدیریت بیمه
• حسابداری
• تبلیغات
• امنیت

۷ مزیت اصلی برون سپاری

هنگامی که شما انتخاب‌های‌تان را می‌سنجید و تصمیم می‌گیرید کدام یک از بخش‌های مختلف کار را برون سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه‌جویی مالی کمک می‌کند. برون سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون سپاری بیان می‌شود.

۱. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

در زمانه‌ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه‌ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت نیز گسترده‌ می‌شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی‌ای که موفقیت شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شود. برون سپاریِ چنین فعالیت‌هایی این اجازه را به شما می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه‌ی سازمان را قربانی کرده باشید.

برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشم‌گیری در میزان فروش آن ایجاد می‌کند، این کار برون سپاری فروش است.

۲. صرفه جویی در هزینه‌ها

کارهای پشت صحنه‌ی سازمان، کارهای پیچیده‌ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون سپاری باعث کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت می‌شود و به شما در کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند.

برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح‌های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی‌تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه‌های پزشکی تخصص دارد برون سپاری می‌شود.

۳. کاهش هزینه‌های بالاسری

هزینه‌های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه‌ی سازمان بسیار بالا هستند و برون سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است.

برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می‌برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده‌ها را می‌توان به بیرون از شرکت واگذار داد.

۴. کنترل عملیاتی

باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشید که هزینه‌های آنها از کنترل خارج می‌شود. بخش‌هایی که معمولا از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه‌های اول برون سپاری هستند. علاوه‌ بر این شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید می‌تواند توانایی‌های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.

برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه‌های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه‌ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت را مجبور می‌کند نیازهای‌شان را اولویت‌بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.

۵. انعطاف‌پذیری نیروی کار

برون سپاری این امکان را به شما می‌دهد که برای کارهای فصلی و دوره‌ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید.

برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره‌ی مشخص با صرف هزینه‌ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.

۶. دوام و مدیریت خطر

در دوره‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می‌یابد. برون سپاری می‌تواند دوام شرکت را افزایش و هم‌زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد.

برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه‌ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می‌دهد و شرکت می‌تواند به فعالیت‌های خود ادامه بدهد.

۷. پرورش کارمندان داخلی

پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی‌هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. با برون سپاری کار، افرادی به شرکت شما می‌آیند که توانایی‌های مورد نیازتان را دارند . افراد شما می‌توانند در کنار این نیرو‌ها کار کنند و توانایی‌هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند.

برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون سپاری این پرو‌ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می‌کند که توانایی‌های جدیدی بیاموزند.

۶ عیب اصلی برون سپاری

اگر می‌خواهید گزینه‌های برون سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون سپاری مزایا و معایبی دارد. به معایب برون سپاری که در در ادامه‌ی این مطلب فهرست شده‌اند توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری صرف نظر کنید.

۱. از دست دادن کنترل مدیریتی

زمانی که قراردادی امضا می‌کنید تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، شما مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت می‌گذارید. شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما رائه می‌دهند، سود ببرند.

۲. هزینه‌های پنهان

شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده‌ و قرارداد را از قبل آماده کرده‌ است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.

۳. خطری برای امنیت و اسرار شرکت

چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود. شرکتی که قرار است کار به آن برون سپاری شود را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما حفظ می‌شوند و در صورتی که اتفاقی رخ دهد، قرار داد آن را پیش‌بینی کرده است.

۴. مشکلات کیفیت

شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. علاوه بر این شما توانایی پاسخ دادن به تغییرات سریع محیط کسب و کار را نیز از دست می‌دهید، چرا که قرارداد کاملا مشخص است و برای هر تغییری شما باید هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید.

۵. کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می‌خورد

از آنجا که شما بخشی از کار خود را به یک شرکت دیگر واگذار کرده‌اید، اکنون کار شما به توان مالی‌ یک شرکت دیگر گره خورده است. در نتیجه باید این انتظار را داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید ورشکسته بشود و کار شما نیمه کاره بماند.

۶. ذهنیت بد و اثرات منفی

واژه‌ی برون سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می‌کند. اگر در جامعه‌ای زندگی می‌کنید که در آن شرکتی کارهای برون سپاری شده انجام می‌دهد و دوستان و نزدیکان شما را استخدام می‌کند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی خواهد بود. اما اگر دوستان و نزدیکان‌تان به‌خاطر برون سپاری کارشان را از دست داده باشند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی نخواهد بود. همچنین اگر شما بخشی از کار خود را برون سپاری کنید، روحیه‌ی نیروی کارتان ممکن است آسیب ببیند.

برگرفته از: thebalance.com